Erasmus+ K131 Personel Hareketliliği (Ders Verme – Eğitim Alma) İşlemleri:

  1. DİL SINAVI
  • Erasmus Dil Sınavı için sınavı hazırlayacak birimlerle iletişime geçilerek, sınav tarihi; sınav saati, sınavın yapılacağı yer, tahmini katılımcı sayısı, sınav ücreti hakkında karar alınır. Akabinde öğrenci ve personelin katılımına yönelik Erasmus Dil Sınavı ilanı için ilan metni hazırlanır.
  • İlan metni Koordinatör onayına sunulduktan sonra Koordinatörlüğümüz internet sitesinde ilan edilir. Aynı zamanda üst yazı ile tüm birimlere duyurulur.
  • Dil sınavı için portal üzerinden başvuru açılır ve başvurular alınmaya başlanır. Bu süreçte sınava katılmak isteyen öğrenci ve personele mail, telefon ve yüz yüze bilgi verilir.
  • Başvurular alındıktan sonra sınavı düzenleyecek birimle katılımcı listesi paylaşılır. Buna göre, katılımcıların sınav yeri belirlenir. Sınav yerleri katılımcılara ayrıca duyurulur.
  • Sınav sonuçları Koordinatörlüğümüze geldikten sonra katılımcılarla sonuçlar paylaşılır.
  1. İLAN
  • Erasmus Personel Hareketliliği Başvurusu için ilan takvimi oluşturulur. Oluşturulan ilan takvimi web sayfamızda duyurulur.
  • Ulusal Ajans’ın yayınlamış olduğu ‘Yükseköğretim Kurumları İçin Erasmus Uygulama El Kitabı’ incelenerek güncel bilgiler edinilir. Bu bilgiler doğrultusunda Erasmus Başvurusu için ilan metni hazırlanır ve Koordinatör onayına sunulur.
  • Erasmus ilanının duyurusu yapılır. 20 ila 30 gün kadar ilanda kalınır.
  • Erasmus başvuruları E-devlet üzerinden alınır. Bu süreçte personele başvuru ile ilgili destek sağlanır.
  1. SEÇİM
  • Başvuru son tarihi bittikten sonra personelin başvuru sürecindeki belgeleri kontrol edilir. [Davet mektubu, yabancı dil belgesi, eğer varsa Seçim Ölçütlerinde yer alan kriterlere dair belgeler (engelli kartı, gazi/şehit yakını olmak, yabancı dilde ders veren akademik personel için derse ait belge vs.)] Personelin başvurularının uygunluk denetimi yapılır. Personelin başvurusu değerlendirilir ve puanlandırılır. Başvurusu uygun olan personellerin puan sıralamasına göre yerleşimleri yapılır.
  • Ulusal Ajans tarafından Ankara Üniversitesi’ne tahsis edilen hibe miktarı göz önünde bulundurularak, hibenin tüm personele yetip yetmeyeceği hesaplanır. Bu hesaplamaya istinaden hibeli ve hibesiz personel seçimi yapılır.
  1. SONUÇ AÇIKLAMA
  • Taslak yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır. Taslak yerleştirme sonrasındaki ilk hafta itiraz haftasıdır, sonuçlara itiraz eden, vazgeçen ya da çeşitli sebepten bir talebi olan personellerin dilekçeleri toplanır. Koordinatör dilekçeyi inceleyip onaylar ya da reddederse personele dilekçenin sonucu hakkında bilgi verilir. İtiraz haftası bittikten sonra kesin yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır ve üst yazı ile de tüm birimlere bildirilir.
  • Bu süreçte yapılacak işlemler hakkında Koordinatörlüğümüzde personele bilgi verilir. (Telefon, e mail, ya da yüz yüz görüşerek)
  1. NİHAİ SEÇİM LİSTESİ SONRASI İŞLEMLER
  • Açıklanan listede hibeliolarak ilan edilen personelin, ödeme işlemlerinin yetişebilmesi açısından belgeleri en az 15 gün önce Koordinatörlüğümüze iletmeleri istenir. Hareketliliğe hibesiz olarak seçilen başvuru sahipleri, Erasmus Programının tüm koşulları saklı kalmak kaydıyla, isterlerse faaliyetten hibe almaksızın Bu durumda hibeli seçilen başvuru sahipleriyle aynı belgeleri hazırlamaları gerekmektedir. (Görevlendirme yazısı, davet mektubu, iş planı, sözleşme, iban)
  • Faaliyet tarihi geldiği halde, geçerli bir mazeret olmaksızın faaliyete başlamamış adaylar, hareketlilikten vazgeçmiş sayılır ve vazgeçme dilekçelerini Koordinatörlüğümüze iletmeleri istenir ve iptal işlemi yapılır.
  • Vazgeçen personelin yerine yedekte olan personele haber verilir ve yerleşmek isteyip istemediği teyit edilir ve bu şekilde bütçe verimli bir şekilde kullanılmış olur.
  • Hareketlilikten yararlanacak olan personel evrak teslimi yapmak için Koordinatörlüğümüze gelir. (Görevlendirme yazısı, davet mektubu, imzalı İş planı, İban, sözleşme)
  • Sözleşme, personel evraklarını getirdiğinde Koordinatörlüğümüzde çıktısı alınarak kendisine ve Koordinatörümüze imzalatılır.
  • Tüm belgeler eksiksiz olduğunda ilk %80 ödemeler başlar.
  • Faaliyetini sorunsuz tamamlayan personelin döndüklerinde dönüş belgeleri kontrol edilir. (Katılım belgesi, seyahat biletleri, pasaport fotokopisi, nihai rapor)
  • Eksiksiz gelen belgelerin ardından personelin detaylı bilgileri, ad/soyad, doğum tarihi, fakülte, bölüm, sınıf, gideceği ülke/okul, kalacağı süre ve aldığı hibe miktarları tek tek AB Komisyonu’ nun portalı olan Beneficiary Modul’e ayrıca işlenir. Modul personele otomatik bir mail iletir. Bu mailde personelin doldurması gereken nihai rapor mevcuttur. Nihai raporun doldurulup doldurulmadığına dair kontrol sağlanır, eğer rapor personele ulaşmamışsa rapor yeniden tanımlanır.
  • Nihai Raporun tamamlanmasının akabinde personele kalan %20 hibe ödenir.
  • Proje dönemi bittiğinde tüm süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
  • Süreç boyunca ilgili proje dönemine dair bütçe hesaplamalarına destek verilir.
  1. DİĞER
  • Gelen öğrenci ile ilgili istenen istatistiki veriler hazırlanır.
  • Ulusal/uluslararası toplantılara katılım sağlanır.