KA171 Öğrenim Hareketliliği Giden Öğrenci İşlemleri
Öğrenim Hareketliliği İlanı
- Erasmus Öğrenim Hareketliliği başvurusu için ilan takvimi hazırlanır ve erasmus.ankara.edu.tr adresinde duyurulur.
- KA171 Uygulama El Kitabı doğrultusunda ilan metni hazırlanır ve koordinatör onayına sunulur.
- İlan 5 hafta boyunca yayınlanır.
- Başvurular e-Devlet üzerinden alınır.
- Başvurular değerlendirilip puanlandırılır.
- Hibeli ve hibesiz öğrenciler seçilir.
- Taslak sonuçlar ilan edilir; 1 hafta itiraz alınır.
- Kesin sonuçlar duyurulur.
Seçim ve Gidiş İşlemleri
- Taslak yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır; 1 hafta itiraz alınır.
- Seçilen öğrenciler yerleştirildikleri kuruma bildirilir.
- Faaliyete katılmaktan vazgeçen öğrencinin iptal işlemi yapılır; yerine yedek listedeki öğrenciye haber verilir ve teyit alınır.
- Öğrencilerin ‘Öğrenim Anlaşması’ kredi kontrolleri yapılır.
- Vize için gerekli ‘Hibe Yazısı’ hazırlanır; bazı elçilikler ek mail bilgilendirmesi ister, gerekli mailler atılır.
- Portal üzerinden diğer belgeler (banka hesap numarası, sigorta, sözleşme) kontrol edilir.
- Belgeler eksiksiz ise ilk %80 hibe ödemesi yapılır.
- Öğrenci evrakları dosyalanır.
- Ödeme yapılan öğrencilerin detayları (ad-soyad, doğum tarihi, fakülte, bölüm, sınıf, gideceği ülke/okul, kalış süresi, hibe miktarı) AB Komisyonu’nun Beneficiary Modul sistemine işlenir.
- Aynı bilgiler OBS’ye de kaydedilir.
Dönüş İşlemleri
- Faaliyetini tamamlayan öğrencilerin dönüş belgeleri kontrol edilir.
- Öğrencilerin doldurması zorunlu Nihai Rapor kontrol edilir.
- Belgeler tamamlanınca kalan %20 hibe ödemesi yapılır ve Beneficiary Modul’e işlenir.
- Katılım belgesi veya Hareketlilik Sözleşmesi’nin onaylanmış “After Mobility” kısmı, staj/ders tanıma işlemi için ilgili fakülte/yüksekokul/enstitüye resmi yazı ile gönderilir.
- Fakülte onayı sonrası Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na yönetim kurulu kararı gönderilir ve staj bilgileri OBS’ye işlenir.
- Erken dönen ve hibe iadesi gereken öğrencilerin iade süreçleri takip edilir, ödemeyenler resmi olarak uyarılır; gerekirse yasal işlem başlatılır.
- Proje dönemi sonunda tüm süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
KA171 Erasmus+ Staj Hareketliliği Giden Öğrenci İşlemleri
Staj Hareketliliği İlanı
- Erasmus Staj Hareketliliği başvurusu için ilan takvimi oluşturulur ve erasmus.ankara.edu.tr’de duyurulur.
- KA171 Uygulama El Kitabı’na göre ilan metni hazırlanır ve koordinatör onayına sunulur.
- İlan 5 hafta yayınlanır.
- Başvurular e-Devlet üzerinden alınır.
- Başvurular değerlendirilir ve puanlandırılır.
- Hibeli ve hibesiz öğrenciler seçilir.
- Taslak sonuçlar ilan edilir; 1 hafta itiraz alınır.
- Kesin sonuçlar duyurulur.
Seçim ve Gidiş İşlemleri
- Taslak yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır; 1 hafta itiraz alınır.
- Seçilen öğrenciler kurumlarına bildirilir.
- Vazgeçen öğrenci iptal edilir; yedekteki öğrenciye haber verilir ve teyit alınır.
- ‘Öğrenim Anlaşması’ kredi kontrolleri yapılır.
- Vize için ‘Hibe Yazısı’ hazırlanır ve gerekirse elçiliklere ek bilgilendirme maili gönderilir.
- Portal üzerinden diğer belgeler kontrol edilir.
- Belgeler tam ise ilk %80 hibe ödemesi yapılır.
- Evraklar dosyalanır.
- Öğrenci bilgileri Beneficiary Modul’e ve OBS’ye kaydedilir.
Dönüş İşlemleri
- Dönüş belgeleri ve Nihai Rapor kontrol edilir.
- Belgeler tam ise kalan %20 hibe ödenir ve Beneficiary Modul’e işlenir.
- Katılım belgesi veya onaylı Hareketlilik Sözleşmesi, staj tanınması için fakülte/yüksekokul/enstitüye gönderilir.
- Fakülte onayı sonrası staj bilgileri OBS’ye işlenir.
- Erken dönen öğrencilerin hibe iadesi takip edilir, ödeme yapmayanlara yasal süreç uygulanır.
- Proje dönemi sonunda süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
KA171 Personel Hareketliliği (Ders Verme – Eğitim Alma) İşlemleri
Personel Hareketliliği İlanı
- Erasmus Personel Hareketliliği başvurusu için ilan takvimi hazırlanır ve web sayfasında duyurulur.
- Uygulama El Kitabı’na göre ilan metni hazırlanır ve koordinatör onayına sunulur.
- İlan 22-30 gün yayınlanır.
- Başvurular e-Devlet üzerinden alınır.
Seçim
- Başvuru süreci sonunda belgeler kontrol edilir (davet mektubu, yabancı dil belgesi, varsa engelli/gazi kartı vb.).
- Başvurular puanlandırılır ve uygunluk denetimi yapılır.
- Ulusal Ajans tarafından tahsis edilen hibe miktarı göz önünde bulundurularak hibeli ve hibesiz personel seçimi yapılır.
Seçim Sonuçları
- Taslak yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır; 1 hafta itiraz haftasıdır.
- İtirazlar değerlendirilir, sonuçlar kesinleştirilir ve tüm birimlere bildirilir.
- Koordinatörlük personellere süreçle ilgili bilgi verir.
Seçim Sonrası İşlemler
- Hibeli personelin ödeme işlemleri için belgelerini en az 15 gün önce Koordinatörlüğe iletmeleri istenir.
- Hibesiz seçilenler de faaliyetlerden yararlanabilir; aynı belgeleri hazırlamaları gerekir.
- Faaliyete başlamayanlar vazgeçmiş sayılır ve iptal işlemi yapılır.
- Vazgeçenlerin yerine yedekler çağrılır.
- Personel evrak teslimi için Koordinatörlüğe gelir (görevlendirme yazısı, davet mektubu, iş planı, iban, sözleşme).
- Evraklar eksiksiz ise ilk %80 ödeme yapılır.
- Faaliyetini tamamlayan personelin dönüş belgeleri kontrol edilir (katılım belgesi, biletler, pasaport fotokopisi, nihai rapor).
- Detaylı bilgiler Beneficiary Modul’e işlenir; nihai raporun doldurulup doldurulmadığı takip edilir.
- Nihai rapor tamamlanınca kalan %20 hibe ödenir.
- Proje dönemi sonunda tüm süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
- Süreç boyunca bütçe hesaplamalarına destek verilir.
Gelen Öğrenci ve Personel Hareketliliği Aşamaları
- Anlaşmalı kurum, o yıl Üniversiteye gelecek öğrenci ve personel bilgilerini Koordinatörlüğe mail ile gönderir.
- Bilgiler Erasmusport portalına eklenir; hesap aktivasyonu sonrası öğrenci/personel başvuruyu tamamlar.
- Başvurusu tamamlananlara davet mektubu gönderilir, vize işlemleri başlatılır.
- Öğrenciye koordinatör bilgisi, ders onay süreçleri hakkında mail atılır.
- Öğrenci koordinatörle iletişim kurup belgelerini gönderir.
- Yurt olanakları anlatılır; yurt talep edenler için SKS’ye üst yazı yazılır.
- Gelen öğrenci listesi ESN Ankara Üniversitesi ile paylaşılır; her öğrenciye mentör/buddy atanır.
- Öğrencinin OBS kaydı yapılır; öğrenci numarası ve geçici yabancı uyruklu numarası oluşturulur.
- Kampüs Kart birimine kart talebi iletilir.
- Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan wifi şifresi talep edilir.
- ESN ile ‘Welcome Week’ etkinliği düzenlenir; tanışma ve bilgilendirme yapılır, ikramlar organize edilir.
- Gelen öğrencilere 2 hafta içinde %80 hibe ödemesi yapılır.
- Oturma izni için ‘Yabancı Uyruklu Bilgi Formu ve Sigorta Onay Yazısı’ hazırlanır, belgeler ‘Aslı Gibidir’ yapılır ve Göç İdaresi’ne gönderilir.
- Arrival Form belgeleri düzenlenir; talep edilen diğer belgeler temin edilir.
- Ders Kayıt Formları öğrencilere mail ile gönderilir, toplanıp Öğrenci İşleri’ne iletilir.
- Ders ekle-bırak durumunda değişiklikler Öğrenci İşleri’ne bildirilir.
- Öğrenci dönüşünde transkript ve Departure Form verilir.
- Süreç boyunca öğrenciye destek sağlanır.
- Ayrılmadan 1 ay önce kalan %20 hibe ödenir.
- Gelen personelin bölüm koordinatörü ile iletişim sağlanır.
- Gelen akademisyenin ders programı düzenlenir.
- Gelen idari personelin eğitim programı hazırlanır.
- Gelen akademik ve idari personele 2 gün içinde %100 hibe ödemesi yapılır.
- Faaliyet tamamlandıktan sonra katılım sertifikası verilir.
- Seyahat planlaması ve finansmanı, kişinin ekonomik durumu dikkate alınarak seyahat ofisi tarafından yapılır; masraflar hibe tutarından kesilir.