Aşağıda yer alan süreçler her bir proje dönemi için ayrı ayrı yürütülmektedir.

ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ GİDEN ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ

  • DİL SINAVI
  • Erasmus Dil Sınavı için sınavı hazırlayacak birimlerle iletişime geçilerek, sınav tarihi; sınav saati, sınavın yapılacağı yer, tahmini katılımcı sayısı, sınav ücreti hakkında karar alınır. Akabinde öğrenci ve personelin katılımına yönelik Erasmus Dil Sınavı ilanı için ilan metni hazırlanır.
  • İlan metni Koordinatör onayına sunulduktan sonra Koordinatörlüğümüz internet sitesinde ilan edilir. Aynı zamanda üst yazı ile tüm birimlere duyurulur.
  • Dil sınavı için portal üzerinden başvuru açılır ve başvurular alınmaya başlanır. Bu süreçte sınava katılmak isteyen öğrenci ve personele mail, telefon ve yüz yüze bilgi verilir.
  • Başvurular alındıktan sonra sınavı düzenleyecek birimle katılımcı listesi paylaşılır. Buna göre, katılımcıların sınav yeri belirlenir. Sınav yerleri katılımcılara ayrıca duyurulur.
  • Sınav sonuçları Koordinatörlüğümüze geldikten sonra katılımcılarla sonuçlar paylaşılır.

 

  • ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ İLANI
  • Erasmus Öğrenim Hareketliliği Başvurusu için ilan takvimi oluşturulur. Oluşturulan ilan takvimi erasmus.ankara.edu.tr web sayfamızda duyurulur.
  • Ulusal Ajans’ın yayınlamış olduğu ‘Yükseköğretim Kurumları İçin Erasmus Uygulama El Kitabı’ incelenerek güncel bilgiler edinilir. Bu bilgiler doğrultusunda Erasmus Başvurusu için ilan metni hazırlanır ve koordinatör onayına sunulur.
  • Erasmus ilanının duyurusu yapılır. 30 ila 45 gün kadar ilanda kalınır.
  • Erasmus başvuruları E-devlet üzerinden alınır. Bu süreçte öğrencilere başvuru ile ilgili destek sağlanır. Yurtdışındaki bazı okulların istedikleri dil şartları her sene değişebileceğinden öğrencilere tercih yapacakları zaman özellikle bu konuda çok dikkatli olmaları konusunda uyarılar yapılır. Bir öğrencinin lisans/yüksek lisans/doktora döneminde en fazla 12 ay hakkı olduğundan öğrencinin daha önce faaliyetten yararlanıp yararlanmadığının kontrolü yapılır. Bazı öğrenciler 1 akademik yıl içinde öğrenim hareketliliğinden ayrı olarak staj hareketliliğinden de yararlanmak istediği için her iki faaliyet tarihinin birbiriyle uyup uymadığı kontrol edilir.
  • Başvuru son tarihi bittikten sonra öğrencinin başvuru sürecindeki belgeleri kontrol edilir. (Başvuru formu, transkript, dil belgeleri) Öğrencilerinin başvurularının uygunluk denetimi yapılır. Öğrencinin başvurusu değerlendirilir ve puanlandırılır.
  • Ulusal Ajans tarafından Ankara Üniversitesi’ne tahsis edilen hibe miktarı göz önünde bulundurularak, hibenin tüm öğrencilere yetip yetmeyeceği hesaplanır. Bu hesaplamaya istinaden hibeli ve hibesiz öğrenci seçimi yapılır.

 

  • YERLEŞTİRME VE GİDİŞ İŞLEMLERİ
  • Yerleşme sonucunun taslak hali önce bölüm koordinatörlerine yollanır ve onlardan onay beklenir, itiraz olursa yerleşmeler yeniden incelenir.
  • Taslak yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır. Taslak yerleştirme sonrasındaki ilk hafta itiraz haftasıdır, sonuçlara itiraz eden, vazgeçen ya da çeşitli sebepten bir talebi olan öğrencilerin dilekçeleri toplanır. Koordinatör dilekçeyi inceleyip onaylar ya da reddederse öğrenciye dilekçenin sonucu hakkında bilgi verilir. İtiraz haftası bittikten sonra kesin yerleştirme sonuçları web sayfasında yayınlanır ve üst yazı ile de fakülteler, enstitüler, MYO, öğrenci işleri ve Tömer’e de bildirilir.
  • Seçilen öğrenciler yerleştirildikleri kuruma bildirilir. Burada karşı okulların bildirim takvimlerine dikkat edilir. Son bildirim tarihi geçmeden öğrencilerin karşı kurumlara bildirimleri başlar. Bazı okullara bildirimler mail üzerinden yapılırken, bazı okullara da kendi online portalları üzerinden bildirim yapılır. Bildirim mailinin bir örneği öğrenciye gönderilir. Bildirim hakkında geri dönüş/talep ya da itiraz olursa karşı okulla bu sorun hakkında yazışmalar yapılır. Karşı okul ve öğrenci arasında bir sorun olduğunda koordinasyon sağlanır, karşı okulla durum görüşülür.
  • Gitmeye hak kazanan öğrencilerin gidiş-dönüş süreçlerini daha verimli yönetebilmeleri için Oryantasyon Toplantısı yapılır. Toplantı yeri ve saati öğrencilere duyurulur. Böylelikle izlenmesi gereken yol haritası da öğrenciye anlatılır. Bu toplantı youtube, web sitesi üzerinden tekrar dinlemek isteyen öğrencilere açılır.
  • Bu süreçte yapılacak işlemler hakkında Koordinatörlüğümüzde de öğrenciye bilgi verilir. (Telefon, e mail, ya da yüz yüz görüşerek)
  • Herhangi bir sebepten ötürü seçildiği okulu değiştirmek isteyen öğrenci olursa konu hakkında dilekçe istenir. Uygun olup olmadığına koordinatör karar verdikten sonra öğrencinin işlemi yapılır.
  • Herhangi bir sebepten ötürü karşı okul öğrenciyi reddederse konu hakkında karşı okulla yazışmalar yapılır ve öğrenci, uygun olan yeni bir okula yerleştirilir.
  • Seçildiği halde faaliyete katılmaktan vazgeçen öğrenci olduğunda iptal işlemi yapılır.
  • Vazgeçen öğrenci yerine yedekte olan öğrenciye haber verilir ve yerleşmek isteyip istemediği teyit edilir ve o öğrenci için de işlem yapılır.
  • Koordinatörlüğümüz, iyi uygulama örneği olarak, gitmeye hak kazanan öğrencilere, ücreti Kurumsal Destek Hibesi’nden ödenmek üzere, TÖMER’de 1 kur ücretsiz dil kursu desteği sağlamaktadır. Bu olanaktan yararlanmak isteyen öğrencilerden dilekçe istenir ve kurstan yararlanacak olan öğrencilerin listesi üst yazı ile TÖMER’e bildirilir.
  • Kurstan kesin olarak yararlanan öğrenciler belirlenince TÖMER’e ödeme yapılır.
  • Öğrenciler, karşı okulun başvuru sürecini takip etmek zorundadır. Karşı kurumun talep etmiş olduğu belgeleri hazırlamaya başlarlar ve bu sürecin takibi Koordinatörlüğümüzce yapılır.
  • Öğrencilerin karşı kurumda alacağı dersleri içeren ‘Öğrenim Anlaşmasının’ kredi kontrolleri yapılır.
  • Karşı kurumun başvurusunu tamamlayan öğrenciye bu davet mektubundaki tarihler dikkate alınarak öğrenciye vizede gerekli olan ‘Hibe Yazısı’ hazırlanır. Vizede gerekli olan hibe belgesi hazırlansa da bazı elçilikler belgeden ayrı olarak maille bilgilendirme ister ve ilgili elçiliğe gerekli mail atılır.
  • Öğrencinin portal üzerinden diğer belgeleri kontrol edilir. (hesap no, sigorta, sözleşme)
  • Tüm belgeler eksiksiz olduğunda ilk %80 ödemeler başlar.
  • Ek hibe talebi olan öğrenciden dilekçe istenir (fakirlik/engellilik belgesi) ve uygun olup olmadığı hakkında Ulusal Ajanstan görüş alınır.
  • Öğrencilerin evrakının yer aldığı dosyalar oluşturulur ve fakültelere göre ayrılır.
  • Öğrencinin gittiğine dair kanıt olan varış belgesi öğrenciden istenilir. Ders ekle-bırak işleminin takibi yapılır.
  • Ödemesi yapılan öğrencilerin detaylı bilgileri, ad/soyad, doğum tarihi, fakülte, bölüm, sınıf, gideceği ülke/okul, kalacağı süre ve aldığı hibe miktarları tek tek AB Komisyonu’nun portalı olan Beneficiary Modul’e ayrıca işlenir.
  • Ödemesi yapılan öğrenciler hangi dönem gittilerse o bilgiler OBS ye de tek tek işlenir. Böylelikle öğrenci Ankara Üniversitesi kaydı yapmak gibi işlemlerle uğraşmaz.
  • Faaliyetini tamamlamadan yarıda bırakıp dönmek isteyen öğrenciye gerekli prosedür anlatılır, eğer dönüşün bir mücbir sebebi varsa öğrenciden konu hakkında dilekçe istenir ve ödeme ile ilgili de sorun olursa Ulusal Ajans’ tan konu ile ilgili görüş alınıp ona göre işlem yapılır. Öğrenci faaliyet sürecindeyken herhangi bir sağlık sorunu yaşarsa ve bundan dolayı dönmek isterse bunu belgeler ve mücbir sebep sayılıp faaliyeti ona göre hesaplanır. Bu süreçte öğrenciye gerekli destek de sağlanır. (Örneğin, pandemi döneminde öğrencilerin PCR test ücretlerinin ödenmesi gibi.) Hiçbir mazeret sunmayıp 3 ayı doldurmadan geri dönen öğrencinin faaliyeti tamamen iptal edilir ve öğrenciye ilk başta verilen %80 hibenin tamam öğrenciden geri istenir.
  • Bahar dönemi giden öğrencilerin bildirimlerinin de ayrı bir tarihi olduğu için yine karşı okulların takvimine uyacak şekilde bahar dönemi bildirimleri de ayrıca yapılır.

 

 

  • UZATMA VE DÖNÜŞ İŞLEMLERİ
  • Güz dönemi gidip bahar dönemine uzatmak isteyen öğrencilere uzatma için hibe ödenip ödenemeyeceği bütçe toplantısı ile belirlenir. Erasmus sürecini güzden bahara uzatmak isteyen öğrencilere hibe desteği sağlanıp sağlanmayacağı duyurulur. Böylece öğrenci faaliyetine devam edip etmeyeceğine karar verir. Öğrenci önce karşı okuldan sonra kendi fakültesinden onay alır ve o onay bize bildirilir, sonra öğrencilerin uzatma işlemleri başlar. Hibeli uzatma işlemi için öğrenciyle yeni bir sözleşme yapılır ve öğrenciye vize uzatma belgesi de hazırlanır. Bu işlemin ödemesi de ayrı bir ödeme şeklinde yapılır. Portala, Beneficiary Modul’e ve OBS’ye uzatma bilgileri de işlenir.
  • Seçildiği ve yerleştiği halde hiçbir işlem yapmayan öğrencilerin durumları takip edilir. Konu hakkında öğrenci ile görüşülür. Öğrenciye bu konuda hatırlatmalar yapılır. Gidip gitmeyecekleri teyit edilir ve kendilerine belli bir süre verilir.
  • Uyarılara rağmen verilen sürede işlem yapmayan öğrencinin faaliyeti otomatik olarak iptal edilir. Vazgeçme talepleri alınır. Bu sayede bütçenin verimli kullanımı sağlanır.
  • Faaliyetini sorunsuz tamamlayan öğrencilerin döndüklerinde dönüş belgeleri kontrol edilir. (Katılım belgesi, transkript, pasaport fotokopisi, nihai rapor)
  • Faaliyeti tamamlayan öğrencinin transkriptindeki başarı durumu incelenir. Derslere katılmayan ve sınavlara girmeyen öğrencinin dönüş %20 hibesi ödenmez.
  • Öğrencilerin dönünce yapmak zorunda oldukları bir anket olan nihai raporun kontrolü sağlanır, eğer rapor öğrenciye ulaşmamışsa rapor yeniden tanımlanır.
  • Tüm belgeler eksiksiz olduğunda öğrenciye kalan %20 hibe ödenir ve bu bilgiler Beneficiary Modul’e işlenir.
  • Öğrencinin transkriptinin bir örneği ders sayımı için fakülteye üst yazı ile gönderilir. Böylelikle öğrencinin ders tanınma işlemi başlar. Fakülte ders sayımını yaptıktan sonra bize bir yönetim kurulu kararı gönderir ve o karardaki dersler OBS’ye kendi orijinal adı ile işlenir.
  • Erken döndüğü için iadesi çıkan öğrencilerin iade işlemleri takip edilir ve öğrenci iadeyi yaptığında Beneficiary Modul’e işlenir.
  • İadesi olduğu halde ödeme yapmayan öğrenciler önce birkaç kez uyarılır ve yine ödeme yapmıyorsa konu Hukuk Müşavirliği’ne aktarılır.
  • 1 ya da 2 sene öncesinden Erasmus faaliyeti ile ilgili her türlü soru soran, bilgi ve görüş almak isteyen tüm öğrencilere telefonla, maille ve yüz yüze bilgiler verilir.
  • Proje dönemi bittiğinde tüm süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
  • İstatistik isteyen fakülte/enstitü/MYO, bölüm, ana bilim dalı için giden öğrenim hareketliliği istatistikleri hazırlanır.
  • Kısmı zamanlı öğrenci puantajı hazırlanır. E -beyas yazılarının havalesi yapılır. (Gül KOL).
  • CİMER başvurularının takibi yapılır.
  • Öğrencilerden gelen dilek, öneri ve şikayetler Koordinatörlüğümüzce değerlendirilir.
  1. DİĞER
  • Gelen öğrenci ile ilgili istenen istatistiki veriler hazırlanır.
  • Ulusal/uluslar arası toplantılara katılım sağlanır.