ANKARA ÜNİVERSİTESİ

AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ OFİSİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
Madde 1 – Bu Yönergenin amacı, Ankara Üniversitesi Avrupa Birliği Projeleri Ofisi’nin görev, yetki, sorumlulukları ile işleyiş esaslarını düzenlemek; Erasmus+ Programı, Ufuk Avrupa Programı ve diğer Avrupa Birliği fonları kapsamındaki projelerin geliştirilmesi, yürütülmesi ve izlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam
Madde 2 – Bu Yönerge, Ankara Üniversitesi bünyesinde AB Projeleri Ofisi tarafından yürütülen proje fikir geliştirme, uygun fon programıyla eşleştirme, proje başvurusu hazırlama, sözleşme süreçleri, yürütme desteği, ödeme işlemleri, raporlama, bilgilendirme günleri ve eğitim faaliyetlerini kapsar.

Dayanak
Madde 3 – Bu Yönerge;

  • Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) ile imzalanan sözleşmelere,
  • Avrupa Komisyonu tarafından yayımlanan ilgili program kılavuzlarına,
  • TÜBİTAK Ufuk Avrupa Ulusal Koordinasyon Ofisi yönergelerine,
  • Ankara Üniversitesi Senatosu kararlarına
    dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 – Bu yönergede geçen;

a) Ofis: Ankara Üniversitesi Avrupa Birliği Projeleri Ofisi’ni,

b) Koordinatörlük: AB Eğitim Programları Koordinatörlüğü’nü,

c)Yasal Temsilci: Ankara Üniversitesi Rektörü

d)LEAR: Kuruluşun yasal temsilcisi tarafından atanan ve o kurumu Avrupa Komisyonu’nun “Fonlama ve İhale Portalı” (Funding & Tenders Portal) üzerinde idari ve hukuki konularda temsil eden yetkili kişidir.

e) Koordinatör: Ankara Üniversitesi AB Eğitim Programları Koordinatörü’nü,

f) Proje: Erasmus+, Ufuk Avrupa ve diğer AB fonları kapsamındaki araştırma, eğitim, inovasyon vb. projeleri,

g) Kılavuz: Erasmus+, Ufuk Avrupa ve Avrupa Dayanışma Programı kılavuzlarını,

h) Değerlendirme Komisyonu: Erasmus+ İş Birliği Projeleri (KA2) başvurularını belirleyen değerlendirme komisyonunu,

i) Eurodesk Temsilciliği: Gençler için eğitim ve gençlik alanlarındaki Avrupa fırsatlarını tanıtan ve gençlerin Avrupa faaliyetlerine katılımı hakkında bilgi sağlayan Avrupa Bilgi Aktarım Ağı temsilciliğini,

j) Ulusal Ajans: Türkiye Ulusal Ajansı’nı,

k) Ulusal Koordinasyon Ofisi: TÜBİTAK Ufuk Avrupa Ulusal Koordinasyon Ofisi’ni,

l)Muhasebe Birimi: Ankara Üniversitesi bünyesinde yürütülen AB projelerinin MYS üzerinden ödemelerini işleme koyan birimi;

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Madde 5 –

  1. Kurumun yasal temsilcisi olarak Rektör, Ulusal Ajans nezdinde yapılacak ilgili proje tekliflerini onaylar, sözleşmeleri ve buna bağlı diğer belgeleri imzalar, ara raporları ve tamamlanan projelerin nihai raporlarını onaylar. Aynı zamanda, proje teklifleri ve hibe sözleşmeleri gibi yasal belgeleri imzalayacak kişileri ve mali raporları onaylayacak kişileri atar ve yönetir.
  2. Yasal temsilci tarafından atanan ve Avrupa Komisyonu nezdinde uygulanacak merkezi projelerden sorumlu olan LEAR, kurumun yasal ve finansal bilgilerinin portal üzerinde güncel ve doğru tutulmasını sağlar. Aynı zamanda, proje teklifleri ve hibe sözleşmeleri gibi yasal belgeleri imzalayacak kişileri ve mali raporları onaylayacak kişileri atar ve yönetir. Kurum ile Avrupa Komisyonu arasında merkezi bir idari iletişim noktası olarak hareket eder ve kurumun portal üzerindeki tüm yasal ve idari işlemlerinin yönetiminden sorumludur. Değerlendirme komisyonuna başkanlık eder, değerlendirmelere aktif olarak katılır.
  3. Kurumsal Koordinatör, ofisin genel işleyişinden ve stratejik hedeflere uygun faaliyet yürütülmesinden sorumludur. Üniversite genelinde proje eğitimlerinin organize edilmesinden sorumludur.
  4. Ofis, Avrupa Birliği projeleri kapsamında üniversite akademik ve idari personeli ile öğrencilerine destek verir. Proje fikirlerini kılavuzlar doğrultusunda uygun AB programları ile eşleştirerek tasarıma destek verir. Erasmus+, Ufuk Avrupa vb. programlara başvuru süreçlerinde teknik ve idari destek sağlar. Proje sözleşme süreçlerinde gerekli belgeler konusunda destek verir ve prosedürleri yürütür. Proje yürütme sürecinde idari ve mali işleyişe teknik destek verir. AB fonlarıyla ilgili tanıtım, bilgilendirme günleri, eğitimler ve atölyeler düzenler. Üniversite içindeki proje paydaşları arasında koordinasyonu sağlar. Ulusal Ajans, TÜBİTAK ve Avrupa Komisyonu gibi kurumlarla projelerle ilgili iletişimi yürütür. Erasmus+ İş Birliği Projeleri (KA2) başvurularını duyurur, e-beyas üzerinden başvuruları alır, başvuru sahip akademisyenler ile değerlendirme organizasyonu arasında koordinasyonu sağlar, değerlendirme sürecini organize eder ve değerlendirme komisyonuna destek verir. Proje raporlama ve kapanış işlemlerinde rehberlik sağlar. İnternet sitesi ve sosyal medya hesapları üzerinden düzenli olarak Avrupa fırsatları hakkında duyurular ve paylaşımlar yapar; e-beyas üzerinden resmi bilgilendirmeler yapar.
  5. Muhasebe Birimi proje harcamalarına ilişkin ödeme işlemlerini, ilgili mevzuat çerçevesinde MYS (Muhasebat Yönetim Sistemi) üzerinden gerçekleştirerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na iletir.
  6. Eurodesk Temsilciliği gençlerin; Erasmus+, Avrupa Dayanışma Programı (ESC) gibi AB programları, yurtdışında eğitim, staj, gönüllülük, gençlik değişimleri ve burslar gibi konulardaki sorularını yüz yüze, telefonla veya e-posta yoluyla ücretsiz olarak yanıtlar. Avrupa fırsatları hakkında gençlerin bilgi sahibi olmasını sağlamak amacıyla yerel düzeyde etkinlikler, seminerler, eğitimler ve bilgilendirme toplantıları düzenler. Gençlerin projelere katılımı, başvuru süreçleri ve fon kaynaklarına erişimi gibi konularda yardımcı olur ve onlara gerekli kaynak materyalleri (broşür, rehber vb.) sunar. Eurodesk Avrupa ağı ile sürekli iletişim halinde kalarak güncel bilgilere ulaşır ve bu bilgileri yereldeki gençlere aktarır. Başvuru sahiplerine proje hazırlama ve ortak bulma süreçlerinde önerilerde bulunur ve onlara destek olur. Sorumlu olduğu kurumun internet sitesi ve sosyal medya hesapları üzerinden düzenli olarak Avrupa fırsatları hakkında duyurular ve paylaşımlar yapar.
  7. Değerlendirme Komisyonu, ofise e-beyas üzerinden iletilen Erasmus+ İş Birliği Projelerini (KA2) değerlendirir; LEAR başkanlığında toplanarak, üniversite adına başvuru yapacak 10 nihai projeyi belirler.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 9 – Bu Yönerge Ankara Üniversitesi Senatosunca onaylandığı tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 10 – Bu Yönerge hükümlerini Ankara Üniversitesi Rektörü yürütür.