KA131 Eramus+ Gelen Öğrenci ve Gelen Staj Hareketliliği Aşamaları:
- Anlaşmalı olduğumuz kurum o sene Üniversitemize gelecek öğrencilerin bilgilerini mail ile Koordinatörlüğümüze gönderir.
- Mail ile gelen öğrenci bilgileri erasmusport portalına eklenir. erasmusport portalına öğrenci bilgisi eklendikten sonra hesabını aktive ederek online başvuruyu tamamlaması yönünde öğrenciye mail gider.
- Öğrenci online başvuruyu tamamladığı takdirde Koordinatörlüğümüze mail ile bildirim gelir. Başvurusunu tamamlayan öğrencilere davet mektubu gönderilir. Böylece öğrenci vize işlemlerine başlayabilir.
- Öğrenciye koordinatörünün kim olduğu, derslere nereden bakabileceği, seçtiği dersleri kimin onaylayacağı vb. gibi bilgilerin olduğu bir mail atılır.
- Öğrenci buradaki Koordinatörü ile iletişime geçer ve bize belgelerini gönderir.
- Öğrenciye yurt olanakları anlatılır ve yurt talep eden öğrenciler için SKS (Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı)’ye üst yazı yazılır.
- Gelecek öğrencilere ait liste ESN Ankara Üniversitesi ile paylaşılır. Gelecek olan her bir öğrenciye ESN üyelerinden mentör/budy atanır. Mentör öğrenciler ilgili oldukları öğrenci ile iletişim kurarak birçok konuda destek olurlar.
- Öğrencinin OBS (Öğrenci Bilgi Sistemi)’ye kaydı yapılır. Öğrenci numarası ve geçici yabancı uyruklu numarası oluşturulur.
- Kampüs Kart biriminden öğrenci için kart talebinde bulunulur.
- Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan Üniversitemiz kampüslerinde kullanmak üzere üst yazı ile wifi şifresi talep edilir.
- ESN Yönetim Kurulu ile ‘Wellcome Week’ etkinliği organize edilir. Etkinliğin ilk günü gelen öğrencilerle tanışma sağlanır, Üniversitemiz/Koordinatörlüğümüz hakkıda sunum yapılır. Öğrencilere Koordinatörlüğümüz eşantiyonları, öğrenci kartları ve wifi şifreleri dağıtılır. Oturma İzni evrakı hakkında bilgi verilir. Bu toplantı için salon, yiyecek ve içecek ikramlıkları organize edilir.
- Oturma İzni Evrakı için Koordinatörlüğümüz ‘Yabancı Uyruklu Bilgi Formu ve Sigorta Onay Yazısı’ düzenler. Öğrencinin fotokopi olan belgeleri ‘Aslı Gibidir’ yapılır. Koordinatörlüğümüzde toplanan oturma izni belgeleri Göç İdaresi Başkanlığı’na gönderilir.
- Gelen öğrencilerin ‘Arrival Form’ belgeleri düzenlenir ve doldurulur. Öğrencinin başka istediği belge varsa aynı şekilde yardımcı olunur.
- Öğrencinin Üniversitemizden alacağı dersleri içeren Ders Kayıt Formu öğrencilere mail ile gönderilir ve bir son tarihe kadar Koordinatörlüğümüz’e iletmeleri belirtilir. Koordinatörlüğümüz’de toplanan formlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gönderilerek öğrencilerin ders kayıtlarının yapılması sağlanır.
- Öğrencinin ekle bırak yapması durumunda ders kayıtlarındaki değişiklik Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bildirilir.
- Öğrenci dönerken öğrencinin transkripti düzenlenir ve öğrenciye mail ile veya elden verilir. Departure Form doldurularak öğrenciye teslim edilir.
- Öğrencinin burada bulunduğu süreç içerisinde karşılaştığı her türlü sorun için öğrenciye destek sunulur.
- Gelen öğrenci ile ilgili istenen istatistiki veriler hazırlanır.
- Ulusal/uluslararası toplantılara katılım sağlanır.