Aşağıda yer alan süreçler her bir proje dönemi için ayrı ayrı yürütülmektedir.

ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ GİDEN ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ

 

ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ İLANI

  • Erasmus+Staj Hareketliliği Başvurusu için ilan takvimi oluşturulur. Oluşturulan ilan takvimi erasmus.ankara.edu.tr web sayfamızda duyurulur.
  • Ulusal Ajans’ın yayınlamış olduğu ‘Yükseköğretim Kurumları İçin Erasmus Uygulama El Kitabı’ incelenerek güncel bilgiler edinilir. Bu bilgiler doğrultusunda Erasmus Başvurusu için ilan metni hazırlanır ve koordinatör onayına sunulur.
  • Erasmus ilanının duyurusu yapılır.
  • Erasmus başvuruları E-devlet üzerinden alınır. Bu süreçte öğrencilere başvuru ile ilgili destek sağlanır. Yurtdışındaki bazı okulların istedikleri dil şartları her sene değişebileceğinden öğrencilere tercih yapacakları zaman özellikle bu konuda çok dikkatli olmaları konusunda uyarılar yapılır. Bir öğrencinin lisans/yüksek lisans/doktora döneminde en fazla 12 ay hakkı olduğundan öğrencinin daha önce faaliyetten yararlanıp yararlanmadığının kontrolü yapılır. Bazı öğrenciler 1 akademik yıl içinde Erasmus+ staj hareketliliğinden ayrı olarak öğrenim hareketliliğinden de yararlanmak istediği için her iki faaliyet tarihinin birbiriyle uyup uymadığı kontrol edilir.
  • Başvuru son tarihi bittikten sonra öğrencinin başvuru sürecindeki belgeleri kontrol edilir. (Başvuru formu, transkript, dil belgeleri) Öğrencilerinin başvurularının uygunluk denetimi yapılır. Öğrencinin başvurusu değerlendirilir ve puanlandırılır.
  • Ulusal Ajans tarafından Ankara Üniversitesi’ne tahsis edilen hibe miktarı göz önünde bulundurularak, hibenin tüm öğrencilere yetip yetmeyeceği hesaplanır. Bu hesaplamaya istinaden hibeli ve hibesiz öğrenci seçimi yapılır.

 

YERLEŞTİRME VE GİDİŞ İŞLEMLERİ

  • Yerleşme sonucunun taslak hali öncelikle Koordinatörlüğün erasmus.ankara.edu.tr web sayfasında ilan edilir ve daha sonra üniversitedeki ilgili birimlere resmi yazı ile bildirim yapılır.
  • Taslak yerleştirme sonrasındaki ilk hafta itiraz haftasıdır, sonuçlara itiraz eden, vazgeçen ya da çeşitli sebepten bir talebi olan öğrencilerin dilekçeleri toplanır. Koordinatör dilekçeyi inceleyip onaylar ya da reddederse öğrenciye dilekçenin sonucu hakkında bilgi verilir. İtiraz haftası bittikten sonra kesin yerleştirme sonuçları Koordinatörlüğün web sayfasında yayınlanır ve resmi yazı ile de üniversitedeki ilgili birimlere bildirilir.
  • Gitmeye hak kazanan öğrencilerin gidiş-dönüş süreçlerini daha verimli yönetebilmeleri için Oryantasyon Toplantısı yapılır. Toplantı yeri ve saati öğrencilere duyurulur. Böylelikle izlenmesi gereken yol haritası da öğrenciye anlatılır. Bu toplantı youtube, web sitesi üzerinden tekrar dinlemek isteyen öğrencilere açılır.
  • Bu süreçte yapılacak işlemler hakkında Koordinatörlüğümüz ofisinde de öğrenciye bilgi verilir. (Telefon, e mail, ya da yüz yüz görüşerek)
  • Herhangi bir sebepten ötürü seçildiği okulu değiştirmek isteyen öğrenci olursa konu hakkında dilekçe istenir. Uygun olup olmadığına Koordinatörlük tarafından karar verildikten sonra öğrencinin işlemi yapılır.
  • Seçildiği halde faaliyete katılmaktan vazgeçen öğrenci olduğunda iptal işlemi yapılır, vazgeçen öğrenci yerine yedekte olan öğrenciye haber verilir ve yerleşmek isteyip istemediği teyit edilir ve o öğrenci için de işlem yapılır.
  • Koordinatörlüğümüz, iyi uygulama örneği olarak, gitmeye hak kazanan öğrencilere, ücreti Kurumsal Destek Hibesi’nden ödenmek üzere, TÖMER’de 1 kur ücretsiz dil kursu desteği sağlamaktadır. Bu olanaktan yararlanmak isteyen öğrencilerden dilekçe istenir ve kurstan yararlanacak olan öğrencilerin listesi resmi yazı ile Ankara Üniversitesi TÖMER birimine bildirilir.
  • Kurstan kesin olarak yararlanan öğrenciler belirlenince Ankara Üniversitesi TÖMER birimine ödeme yapılır.
  • Öğrencinin Erasmus+ staj faaliyetine gitmeden önce tamamlaması gereken belgeler ilgili portal üzerinden kontrol edilir. (Davet Mektubu, Banka Hesap Numarası, Yurtdışı Seyahat Sağlık Sigortası, Hareketlilik Sözleşmesi)
  • Tüm belgeler eksiksiz olduğunda, ilk %80 hibe ödemesi öğrencinin adına açılmış olan ilgili banka hesap numarasına yatırılır.
  • Ek hibe talebi olan öğrenciden dilekçe istenir (fakirlik/engellilik belgesi) ve uygun olup olmadığı hakkında Türkiye Ulusal Ajansı’ndan görüş alınır.
  • Öğrencinin hareketliliğe gittiğine dair kanıt olan varış belgelerini ibraz etmesi istenir.
  • Ödemesi yapılan öğrencilerin detaylı bilgileri, (Ad/Soyad, Doğum tarihi, Fakülte, Bölüm, Sınıf, Gittiği ülke ve Okul, Kaldığı süre, Aldığı hibe miktarları vb.) tek tek AB Komisyonu’nun portalı olan Beneficiary Modul’e ayrıca işlenir.
  • Faaliyetini tamamlamadan yarıda bırakıp dönmek isteyen öğrenciye gerekli prosedür anlatılır, eğer dönüşün bir mücbir sebebi varsa öğrenciden konu hakkında dilekçe istenir ve ödeme ile ilgili de sorun olursa Ulusal Ajans’ tan konu ile ilgili görüş alınıp ona göre işlem yapılır. Öğrenci faaliyet sürecindeyken herhangi bir sağlık sorunu yaşarsa ve bundan dolayı dönmek isterse bunu belgeler ve mücbir sebep sayılıp faaliyeti ona göre hesaplanır. Bu süreçte öğrenciye gerekli destek de sağlanır. (Örneğin, pandemi döneminde öğrencilerin PCR test ücretlerinin ödenmesi gibi.) Hiçbir mazeret sunmadan zorunlu 2 tam ay süreyi doldurmadan geri dönen öğrencinin staj faaliyeti tamamen iptal edilir ve öğrenciye ilk başta verilen %80 hibenin tamam öğrenciden geri istenir.

 

 

DÖNÜŞ İŞLEMLERİ

  • Faaliyetini sorunsuz tamamlayan öğrencilerin döndüklerinde dönüş belgeleri kontrol edilir. (Katılım belgesi yada Hareketlilik Sözleşmesinin Onaylanmış After Mobility kısmı, Pasaport fotokopisi, Nihai rapor)
  • Öğrencilerin hareketlilik dönüşünde doldurmak zorunda oldukları bir anket olan Nihai Rapor’un kontrolü sağlanır, eğer rapor öğrenciye ulaşmamışsa rapor yeniden tanımlanır.
  • Tüm belgeler eksiksiz olduğunda öğrenciye kalan %20 hibe ödenir ve bu bilgiler Beneficiary Modul’e işlenir.
  • Katılım belgesi yada Hareketlilik Sözleşmesinin Onaylanmış After Mobility kısmı’nın bir örneği, yapılan stajın tanınması için öğrencinin bağlı bulunduğu Fakülte/Yüksekokul/Enstitü’ye resmi yazı ile gönderilir. Böylelikle öğrencinin staj tanınma işlemi başlar. Fakülte/Yüksekokul/Enstitü staj tanıma işlemini yaptıktan sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bir yönetim kurulu kararı gönderir ve o karara göre Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci Bilgi Sistemi’ne(OBS) ilgili staj bilgilerini girer ve öğrencinin staj tanınması tamamlanmış olur.
  • Hareketlilikten erken döndüğü için hibe iade etmesi gereken öğrencilerin iade işlemleri takip edilir ve öğrenci hibe iadesini yaptığında Beneficiary Modul’e işlenir.
  • Hibe iadesi olduğu halde geri ödeme yapmayan öğrencilere resmi olarak uyarılar yapılır ve uyarılara rağmen öğrenci tekrar geri ödeme yapmıyorsa, yasal süreç başlatılması için konu Üniversitenin Hukuk Müşavirliği’ne resmi yazı ile bildirilir.
  • 1 ya da 2 sene öncesinden Erasmus+ staj faaliyeti ile ilgili her türlü soru soran, bilgi ve görüş almak isteyen tüm öğrencilere telefonla, maille ve yüz yüze bilgiler verilir.
  • İlgili proje dönemi bittiğinde tüm süreç AB Komisyonu’na raporlanır.
  • Resmi olarak istatistik bilgi isteyen üniversite birimlerine Fakülte/Enstitü/Meslek Yüksekokulu vb. staj hareketliliği istatistikleri hazırlanır.
  • Erasmus+ staj hareketliliği hakkında öğrencilerden gelen tüm dilek, öneri ve şikayetler Koordinatörlüğümüzce değerlendirilir.